Wichtige Fragen zur E-Mail-Archivierung

Ein Gesetz, in dem alle Regelungen und Pflichten zusammengefasst sind, gibt es nicht. Es gibt allerdings eine wichtige Grundlage zur Archivierungspflicht:

Die GoBD als größter Bestandteil. Die Pflicht zur E-Mail-Archivierung ergibt sich aus den GoBD des Bundesministeriums der Finanzen, die seit dem 01.01.2019 gültig sind. Darin wird die Aufbewahrung elektronischer Geschäftsunterlagen geregelt: Digitale Unterlagen müssen zwischen sechs und zehn Jahre revisionssicher archiviert werden.

Weitere rechtliche Zusammenhänge ergeben sich aus diesen Gesetzgebungen:

• Handelsgesetzbuch (HGB)
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
• Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG)
• Telekommunikationsgesetz (TKG)
• GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)
• Basel II
• die allgemeine kaufmännische Sorgfaltspflicht in ihren vielfältigen Ausprägungen

Zudem hat die E-Mail als Beweismittel eine hohe Bedeutung. So ließ etwa der Bundesgerichtshof Internet-Ausdrucke als Beweismittel in einem Strafverfahren wegen Mitgliedschaft in einer terroristischen Vereinigung zu (Beschluss vom 12.10.2001, Az. 1 BJs 79/00).

Werden E-Mails nicht korrekt archiviert, entspricht das einer Nichterfüllung der Buchführungspflicht.

Neben möglichen Strafen wegen Steuerverkürzung (§ 378 AO) oder Steuerhinterziehung (§ 370 AO) kann das Finanzamt als praktische Maßnahme die Vorsteuerabzugsfähigkeit einschränken oder ein Verfahren einleiten.

Eine revisionssichere E-Mail-Archivierung schützt E-Mails vor Manipulation durch Benutzer. Das Löschen von Mails durch einen Benutzer ist grundsätzlich nicht möglich beziehungsweise wird genau protokolliert.

Daher gilt: Ein Outlook-Archiv oder das Verschieben von E-Mails in einen Ordner ist keine revisionssichere Archivierungslösung, da sich Daten dort nachträglich verändern lassen.

Als revisionssicher gilt:

• Jede E-Mail und ihre Anhänge müssen im Originalformat archiviert werden.
• E-Mails müssen manipulationssicher archiviert werden.
• Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden können.
• Jede E-Mail muss in kurzer Zeit auffindbar sein, etwa durch Indexierung mit Metadaten.
• Alle Eingriffe in das Archiv, die Daten verändern könnten, müssen protokolliert werden.
• Das Archiv muss so ausgelegt sein, dass eine Migration auf ein neues System möglich ist.

Seit Inkrafttreten der DSGVO sollte es Mitarbeitern untersagt sein, private Nachrichten über geschäftliche E-Mail-Adressen zu versenden.

Bewerberdaten unterliegen den Richtlinien der DSGVO. Um die maximalen Aufbewahrungsfristen einhalten zu können, empfiehlt es sich, dafür eine eigene E-Mail-Adresse ohne Archivierung einzurichten.

Voraussetzung für die revisionssichere E-Mail-Archivierung ist die Journaling-Funktion. Ein Journaling-Postfach wird von msave.de bereitgestellt.